たっちゃんさん
関西のいい部屋ネット大阪 株式会社HOMEプロデューサーZEROと申します。
質問内容を拝見させて頂きました。
仲介業者は某大手と記載ありましたが、管理会社と同じ会社なのでしょうか?
それとも家主様の自主管理でしょうか?
解約されるのが決まっているのであれば、その入居時の状況とそれを連絡した際の担当者名と対応・掛かった日数などを時系列でまとめて、最後に以上が解約の理由のため、違約金はお支払い致しません。のような書面と解約通知と一緒に送られてみてはいかがでしょうか。
その際にコピーや写真などで控えは取られておいて、送付時に配達記録や書留をおすすめします。
家主様の自主管理であれば家主様宛に送付すれば良いです。