あまりよい大家でも管理会社でもないことは確かです。
電話ではなく、文章でやり取りするのはよいので、電話でと言われた場合は「後で水掛け論となるとお互いに困るので口頭でなく文章でのやり取りをお願いします。」として書面で通知してください。
そのうえで・・・
＞・入居当日に水漏れが発覚 → 修理業者の立ち会いを自分で手配
これは、立ち合いを行ったという意味でしょうか？
立ち会ったのみの場合、この費用を請求するのはできないと思ってください。
＞・エアコンから異音 → 点検業者も自分で手配。点検後に交換が決定（点検、交換両日とも立ち会い対応）
この立ち合いも請求できないです。
＞・ガスコンロの電池切れ → 自費で交換
契約書に軽微な修繕は賃借人負担という記載があるのが一般的なのですが、そのような条項はありませんか？消耗品は、入居者が負担すべきものであるというのが通常の解釈です。
ただ、重要事項説明を宅建士から受けていないという証拠がある場合、業者は宅建業法違反ですが・・・重要事項説明を受けたという書面に署名をして返送してしまっていると証拠がありません。一応、都道府県の宅建業係に相談してみてください。電話でもよいです。
以上を知っておいてください。
そのうえで質問に回答します。
＞1.管理会社の「電話で話す必要がある」という主張に従わなければならないのでしょうか？
従う必要はありません。
＞2.こちらが文面でのやり取りを求め続けても問題ありませんか？
何ら問題はないです。
＞3.礼金返還や賃料減額を請求する現実的な可能性について、経験上どう思われますか？
経験上ではなく、法やガイドラインに従って回答しますが、不具合があったとしても賃貸人が放置しないで直せば大きな問題とはできません。また、不具合で賃料減額できるというのは、正しい答えではありません。部屋を使用するのに支障があるような不具合が生じた場合、免責期間を超えて修理がなされない場合に、放置された日数に応じて減額できるというもので、金額は不具合の内容によります。
